Muchos pensamos que el hecho de que una persona posea una posición de liderazgo en un empresa conoce las claves para planificar y llevar a termino reuniones eficaces. No siempre es así, ya que esa persona puede haber ascendido por otros criterios y no cuenta con las habilidades para gestionar un encuentro de estas características.

Los empleados de una empresa se reúnen una media de seis horas semanales, pudiendo llegar a aumentarse si se posee un puesto con responsabilidad. El tiempo que invertimos en las reuniones , y no en otras tareas, debemos procurar que sean lo más productivos posibles para no desperdiciar el tiempo.

Para que una reunión sea lo más provechosas posible debemos intentar seguir una serie de pautas, para así tratar te minimizar los fallos. Estas pautas son las siguientes:

En primer lugar, debemos elaborar un programa de reunión que sea claro, el cual seguiremos y usaremos para guiarnos durante la reunión, pudiendo así tratar todos los temas de importancia que estaban previstos.

En segundo lugar, debemos fijar un horario para la reunión, estableciendo una hora de inicio y una de fin. De este modo, evitaremos prolongar el encuentro de forma excesiva. Los temas importantes que no podamos tratar dentro de este periodo, los abordaremos en otro momento.

A continuación, evitaremos mantener una gran cantidad de reuniones. Convocaremos una reunión cuando hayan temas importantes que tratar, ya que suelen haber problemas que pueden resolverse al momento sin necesidad de convocar una reunión.

Al mismo tiempo, procuraremos no citar a demasiada gente a la vez, ya que una gran multitud de personas entorpece el ritmo del encuentro, por lo tanto debemos convocar solamente a las personas que les incumba el tema en cuestión.

Por último, fijaremos un plan de acción al finalizar la cita para que todos los empleados sepan que deben hacer y que no.