La organización empresarial se caracteriza, entre otras muchas cosas, por la incorporación de elementos y recursos de gestión y control que permitan medir, comparar y evaluar los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo, además de detectar desviaciones en los resultados para poder prevenir y corregir errores. Una de las herramientas de control más utilizadas en la organización empresarial son los KPI (Key Performance Indicator).

¿Qué son los KPI?

Los KPI son métricas y ratios que permiten medir, comparar y evaluar el rendimiento de las diferentes actividades que componen un proceso. Estas métricas permiten a las empresas analizar el rendimiento de las estrategias que se van implementando a través de los resultados de estas métricas. Además, al analizar las diferentes partes de un proceso, con la ayuda de los KPI será posible conocer en qué actividades no se está rindiendo de forma óptima, lo cual facilita la identificación de problemas.

El principal objetivo de los KPI consiste en medir y controlar la evolución de las diferentes fases de un proceso. Los resultados que se obtienen tras el cálculo de los KPI se comparan con los resultados obtenidos en los cálculos anteriores, lo cual permite ver la evolución del proceso. Al comparar los resultados de diferentes periodos podremos observar si las acciones y estrategias implementadas han cumplido con los objetivos establecidos o no. Además, también se podrán comparar los resultados de las distintas actividades por lo que, si vemos que en una de las fases del proceso los resultados empiezan a empeorar, podremos detectar y anticipar un problema y buscar una solución para prevenir su aparición.

Los KPI suelen agruparse por áreas y/o procesos para posteriormente poder analizar los resultados de forma continuada y ordenada. El conjunto de KPI forman lo que conocemos como el cuadro de mando. El cuadro de mando permite a su usuario conocer la situación de un departamento o de la empresa general de forma rápida y ordenada y será a partir del cuadro de mando con lo que los responsables de la gestión analizarán y crearán las próximas estrategias.

¿Cómo diseñar los KPI?

Para diseñar correctamente estos indicadores, y que por lo tanto aporten información útil deberá cumplir con una serie de requisitos esenciales que mencionamos a continuación:

  • Medible: para que el indicador aporte información útil los parámetros que se analizan deberán ser medibles y cuantificables numéricamente.
  • Temporal: los KPI deben calcularse con la periodicidad que más se ajuste a las necesidades de la empresa, ya sea diariamente, semanalmente o mensualmente.
  • Acotado: al calcular un KPI se deberá aclarar que aspecto queremos medir y hasta qué punto queremos medir.
  • Integralidad: los KPI que se calculan deben ofrecen una visión integra y global del proceso o departamento que se pretenda analizar.

Conclusión

En definitiva, los KPI son una herramienta muy útil que permiten a las empresas analizar y medir el rendimiento de las estrategias que se implementan en diferentes áreas y procesos. Además, estas métricas permiten anticipar posibles problemas y fallos en los procesos, por lo que permitirá a los responsables la adopción de medidas correctoras para prevenir la aparición de dichos problemas y reconducir la situación.